D'Patronen veraarbecht vill Daten iwwer hir Mataarbechter mat der Zäit. All dës Donnéeë ginn an enger Personaldatei gespäichert. Dëse Fichier enthält wichteg perséinlech Donnéeën an aus dësem Grond ass et essentiell datt dëst sécher a korrekt gemaach gëtt. Wéi laang sinn Patronen erlaabt (oder, an e puer Fäll, néideg) dës Donnéeën ze halen? An dësem Blog kënnt Dir méi iwwer d'juristesch Zebehale vun de Personaldateien liesen a wéi Dir domat ëmgeet.
Wat ass e Personaldatei?
Wéi uewen ernimmt, muss en Patron dacks mat Personaldaten vu senge Mataarbechter këmmeren. Dës Donnéeë musse richteg gespäichert ginn an duerno zerstéiert ginn. Dëst gëtt duerch e Personaldatei gemaach. Dëst beinhalt den Numm an d'Adressdetailer vum Employé(n), Aarbechtskontrakter, Leeschtungsberichter, etc. Dës Donnéeë musse mat Ufuerderungen no den AVG Reglementer entspriechen, a musse fir eng gewëssen Zäit gehale ginn.
(Wann Dir wësse wëllt ob Är Personaldatei den Ufuerderunge vum AVG entsprécht, kuckt op eis Personaldatei AVG Checklëscht hei)
Retention vun Employé Daten
D'AVG gëtt keng spezifesch Retentiounsperioden fir perséinlech Donnéeën. Et gëtt keng einfach Äntwert op d'Retentiounszäit vun engem Personaldossier, well se aus verschiddenen Zorte vu (perséinlechen) Donnéeën besteet. Eng aner Retentiounsperiod gëllt fir all Kategorie vun Daten. Et beaflosst och ob d'Persoun nach ëmmer Employé ass, oder d'Aarbecht verlooss huet.
Kategorien vun Retentiounsperioden
Wéi uewen ernimmt, ginn et verschidde Retentiounsperioden am Zesummenhang mat der Erhaalung vu perséinlechen Donnéeën an engem Personaldatei. Et ginn zwee Critèrë fir ze berücksichtegen, nämlech ob en Employé nach agestallt ass, oder d'Aarbecht verlooss huet. Déi folgend weist wéini bestëmmten Donnéeën zerstéiert oder éischter behalen solle ginn.
Aktuelle Personaldatei
Kee fixe Retentiounsperiod gi fir Donnéeën an enger aktueller Personaldatei vun engem Employé festgeluecht, deen nach ëmmer beschäftegt ass. D'AVG setzt d'Patronen nëmmen eng Verpflichtung op, Personaldateien 'up to date' ze halen. Dëst bedeit datt de Patron selwer verflicht ass eng Frist ze setzen fir periodesch Iwwerpréiwung vu Personaldateien an Zerstéierung vun alen Donnéeën.
Uwendungsdetailer
Bewerbungsdaten betreffend e Kandidat deen net agestallt gëtt, musse bannent maximal 4 Wochen nom Enn vun der Bewerbungsprozedur zerstéiert ginn. Donnéeën wéi eng Motivatioun oder Bewerbungsbréif, CV, Verhalenserklärung, Korrespondenz mam Bewerber falen ënner dëser Kategorie. Mat der Zoustëmmung vum Kandidat ass et méiglech d'Donnéeën ongeféier 1 Joer ze halen.
Reintegratioun Prozess
Wann en Employé e Reintegratiounsprozess ofgeschloss huet an op seng Aarbecht zréckkënnt, gëlt eng maximal Retentiounszäit vun 2 Joer no der Ofschloss vun der Reintegratioun. Et gëtt eng Ausnam zu dësem wann de Patron selwer Versécherer ass. An där Situatioun gëlt eng Retentiounszäit vu 5 Joer.
Maximum 2 Joer nom Enn vun der Aarbecht
Nodeems en Employé de Beschäftegung verléisst, ass de gréissten Deel vun den (perséinlechen) Donnéeën am Personaldatei ënnerleien zu enger Zebehale vu bis zu 2 Joer.
Dës Kategorie enthält:
- Aarbechtskontrakter an Ännerungen dozou;
- Korrespondenz betreffend Demissioun;
- Berichter iwwer Bewäertungen a Performance Bewäertungen;
- Korrespondenz am Zesummenhang mat Promotioun / Demotioun;
- Korrespondenz iwwer Krankheet vum UWV a Firmendokter;
- Berichter am Zesummenhang mam Gatekeeper Improvement Act;
- Ofkommes iwwert d'Memberschaft vum Aarbechtsrot;
- Kopie vum Zertifika.
Op d'mannst 5 Joer nom Enn vun der Aarbecht
Verschidde Personaldateien ënnerleien enger 5-Joer Retentiounsperiod. De Patron ass also verpflicht dës Donnéeën fir eng Period vu 5 Joer ze halen nodeems den Employé seng Aarbecht verlooss huet. Dëst sinn déi folgend Donnéeën:
- Pai Steier Aussoen;
- Kopie vun Employé Identifikatioun Dokument;
- Ethnie an Urspronk Donnéeën;
- Donnéeën Zesummenhang mat Pai Steieren.
Dës Donnéeë sollen also op d'mannst fënnef Joer gespäichert ginn, och wa se duerch nei Aussoen am Personaldossier ersat ginn.
Op d'mannst 7 Joer nom Enn vun der Aarbecht
Als nächst huet de Patron och eng sougenannt 'Steierhaltungsverpflichtung'. Dëst verflicht de Patron all Grondrecords fir eng Period vu 7 Joer ze halen. Also dat beinhalt d'Basisdaten, d'Gehälterbezuelungen, d'Lounrecords a Gehaltsaccorden.
Oflaaft Retentiounszäit?
Wann eng maximal Retentiounszäit vun Daten aus engem Personaldatei ofgelaf ass, kann de Patron d'Donnéeën net méi benotzen. Dës Donnéeë sollen dann zerstéiert ginn.
Wann e Minimum Retention Period ofgelaaf ass, de Patron vläicht zerstéieren dës Donnéeën. Eng Ausnam gëlt wann e Minimum Retention Period ofgelaaf ass an den Employé d'Zerstéierung vun den Donnéeën freet.
Hutt Dir Froen iwwer d'Retentiounsperioden vum Personal oder d'Retentiounsperioden fir aner Donnéeën? Wann jo, kontaktéiert eis w.e.g. Eis Beschäftegung Affekote wäert frou Iech ze hëllefen!