Als Patron ass et wichteg d'Donnéeën vun Äre Mataarbechter richteg ze späicheren. Dobäi sidd Dir verpflicht, Personalrecords vun de perséinlechen Donnéeën vun de Mataarbechter ze halen. Wann Dir esou Donnéeën späichert, muss d'Dateschutzgesetz General Data Protection Regulation (AVG) an d'Implementation Act General Data Protection Regulation (UAVG) berücksichtegt ginn. D'AVG setzt dem Patron Obligatiounen am Zesummenhang mat der Veraarbechtung vu perséinlechen Donnéeën. Duerch dës Checklëscht wësst Dir ob Är Personaldateien den Ufuerderunge entspriechen.
- Wéi eng Donnéeë kënnen an engem Personaldatei veraarbecht ginn?
D'Haaptregel déi gefollegt gëtt ass datt nëmmen Donnéeën déi néideg sinn fir den Zweck vum Personaldossier mat abegraff sinn: déi richteg Leeschtung vum Aarbechtskontrakt mam Employé.
Op alle Fall ginn 'gewéinlech' perséinlech Donnéeë gehale wéi:
- Numm;
- Adress;
- Gebuertsdatum;
- Kopie vum Pass / Identitéitskaart;
- BSN Nummer
- Ënnerschriwwen Aarbechtskontrakt inklusiv Konditioune vun Aarbechtsplazen an Annexes;
- Employé Leeschtung an Entwécklung Daten, wéi Bewäertung Rapporten.
D'Patrone kënne wielen d'Personaldatei auszebauen fir aner Donnéeën ze enthalen wéi perséinlech Notizen vum Patron, e Rekord vun Absenteeismus, Reklamatiounen, Warnungen, Rekorder vun Interviewen asw.
Als Patron ass et wichteg dës Donnéeën regelméisseg ze aktualiséieren fir d'Korrektheet an d'Genauegkeet par rapport zu de legale Retentiounsperioden ze verfolgen.
- Wéini dierfen 'gewéinlech' perséinlech Donnéeën an engem Personaldatei veraarbecht ginn?
En Patron muss iwwerleeën wéini a wéi eng "gewéinlech" perséinlech Donnéeën am Personaldatei kënne gespäichert ginn. Ënnert Artikel 6 AVG kënnen d'Patronen aus 6 Grënn 'gewéinlech' perséinlech Donnéeën am Personaldatei späicheren. Dës Grënn enthalen:
- Den Employé huet d'Zoustëmmung fir d'Veraarbechtung ginn;
- D'Veraarbechtung ass néideg fir d'Ausféierung vum Employé (Beschäftegung) Accord;
- D'Veraarbechtung ass noutwendeg wéinst enger gesetzlecher Verpflichtung, déi dem Patron zoustänneg ass (wéi Steieren a Contributiounen ze bezuelen);
- D'Veraarbechtung ass néideg fir déi vital Interesse vum Employé oder enger anerer natierlecher Persoun ze schützen (e Beispill spillt wann eng akut Gefor imminent ass awer den Employé geeschteg net kapabel ass Zoustëmmung ze ginn);
- Veraarbechtung ass néideg fir ëffentlechen Interessi / ëffentlech Uerdnung;
- D'Veraarbechtung ass noutwendeg fir déi legitim Interesse vum Patron oder Drëtt Partei zefridden ze stellen (ausser wann d'Interesse vum Employé méi grouss wéi déi legitim Interesse vum Patron sinn).
- Wéi eng Donnéeë sollen net an engem Personaldatei veraarbecht ginn?
Nieft den 'normalen' Donnéeën, déi am Dossier agebonne sinn, ginn et och Donnéeën, déi (normalerweis) net solle matgeholl ginn, well se besonnesch sensibel an der Natur sinn. Dëst sinn déi 'speziell' Donnéeën an enthalen:
- Iwwerzeegungen;
- Sexuell Orientéierung;
- Rass oder Ethnie;
- Medizinesch Donnéeën (och wa se fräiwëlleg vum Employé geliwwert ginn).
'Speziell' Donnéeën kënnen nëmmen an 10 Ausnahmen ënner dem AVG gespäichert ginn. Déi Haapt 3 Ausnahmen sinn wéi follegt:
- Den Employé huet explizit Zoustëmmung fir d'Veraarbechtung ginn;
- Dir veraarbecht perséinlech Donnéeën, déi den Employé selwer gezielt verroden huet;
- D'Veraarbechtung ass néideg fir en iwwerdriwwenen ëffentlechen Interesse (eng hollännesch legal Basis ass erfuerderlech fir dëst opzeruffen).
- Personal Fichier Sécherheet Mesuren
Wien däerf de Personaldossier gesinn?
De Personaldatei däerf nëmme vu Persoune gekuckt ginn, fir déi Zougang néideg ass fir Aarbecht ze maachen. Dës Persoune gehéieren zum Beispill de Patron an d'Mataarbechter vum HR Departement. Den Employé selwer huet och d'Recht säi Personaldossier ze gesinn a falsch Informatioun z'änneren.
Sécherheet Ufuerderunge fir de Fichier
Donieft ass et wichteg ze berücksichtegen datt den AVG Ufuerderunge stellt un d'digital oder Pabeierspäicherung vu Personaldateien. Als Patron sidd Dir verpflicht Mesuren ze huelen fir d'Privatsphär vun de Mataarbechter ze schützen. De Fichier muss also géint Cyberkriminalitéit, onerlaabten Zougang, Ännerung oder Läschen geschützt sinn.
- Personal Datei Retention Period
D'AVG seet, datt perséinlech Donnéeë fir eng limitéiert Period gehale kënne ginn. E puer Donnéeën ënnerleien enger gesetzlecher Retentiounsperiod. Fir aner Donnéeën ass de Patron verlaangt Zäitlimite fir ze läschen oder periodesch Iwwerpréiwung vun der Genauegkeet vun den Donnéeën ze setzen. D'AVG seet, datt raisonnabel Moossname musse getraff ginn, fir sécherzestellen, datt ongenau Donnéeën am Dossier gehale ginn.
Wëllt Dir méi iwwer d'Retentiounsperioden fir Personaldateien wëssen? Da liest eise Blog Employé Fichier Retentioun Perioden.
Entsprécht Äre Personaldossier den uewe genannten Ufuerderungen? Da sinn d'Chancen datt et AVG kompatibel ass.
Wann Dir, nodeems Dir dëse Blog gelies hutt, nach Froen iwwer e Personaldatei oder iwwer den AVG hutt, da kontaktéiert eis. Eis Beschäftegung Affekote wäert frou Iech ze hëllefen!